• Softver je certificiran od stran Arhiva Republike Slovenije

  • Standardizacija procesa rada (provjera faktura, preuzimanje pošte,...).

  • Revizijski trag za sve promjene i uvide u dokumente.

  • Jednostavno i napredno pretraživanje omogućuje brzo dobivanje rezultata.

  • Šifriranje dokumenata za zaštitu od neovlaštenog pristupa.

  • Pristup dokumentima od strane ovlaštenih osoba, bilo gdje i bilo kada.

  • HTML5 – Responzivan na svim uređajima.

  • Niži troškovi rada i pohrane dokumenata u e-formi.

Dokumentacijski sustav mDocs je vrhunsko rješenje za upravljanje elektroničkim dkumentima u poslovnom okroženju.

Odlikuje se modularnim dizajnom softvera koji omogućuje njegovu nadogradnju i proširenje u skladu s razvojem i rastom poslovanja.

Procesna rješenja možete dodavati jedno po jedno ili ih možete instalirati istovremeno. Tijek rada može se unaprijed postaviti ili kreirati prema zahtjevama i potrebama klijenta. Prilagodbe se vrše brzo i jednostavno, a intuitivno korisničko sučelje osigurava da se svaka dodana funkcionalnost brzo upozna s korisnikom.

mDocs je osmišljen za optimizaciju procesa rada i transparentnije upravljanje dokumentacijom kroz poslovne proces.

Beskrajne mogućnosti integracije i povezivanja

  • s vašim softverskim rješenjem (RESTful, API)

  • sa našim rješenjima (mScan, mSign, mSef, ...)

  • s kojim trećim rješenjem (ERP, CRM, portal, ...)

mDocs je za optimizaciju procesa rada i transparentnijem upravljanju dokumentacijom kroz poslovne procese.

Izbor podataka

Izvor dokumenta za mDocs nije bitan. Dokumenti se mogu uhvatiti u fizičkom obliku ili prenijeti u sustav u postojećem elektroničkom obliku.

Metode snimanja i dodavanja dokumenata u mDocs:

  • skeniranje papirnatih dokumenata
  • prijenos dokumenata putem klijenata (klijent za elektronske poruke, MS Office alati, …)
  • prijenos korištenjem softverskih rješenja treće strane uz odgovarajuću integraciju

Snimanje dokumenata također se može automatizirati, što vam omogućuje brži i točniji rad. Možemo koristiti pojedinačno ili masovno snimanje s različitih mjesta, tj. e-pošte, mrežne lokacije ili softvera mScan za skeniranje i provjeru valjanosti.

Rješenja i moduli sustava za dokumente mDocs

mPošta – Pregledajte i pošaljite dolaznu i odlaznu poštu u potpunosti u e-formatu

  • Brza i jednostavna dostava pošte bez obzira na lokaciju primatelja.
  • Automatski mail distributer za fakture, nadrudžbenice i ugovore već pri ulasku u tvrtku.
  • Mogućnost prosljeđivanja pošte drugom korisniku, sukorisnicima ili odbijanje nepropisno dodijeljenje pošte.
  • Slanje odlazne pošte većem borju primatelja.
  • Upravljanje poštom je dodijeljeno odgovornoj osobi (registrirani korisnik), zatim prosljeđivanje pošte na potvrdu ili u depozitni pretinac i zatvaranje pošte, što može učiniti samo odgovorna osoba.
  • Izrada odlazne pošte na temelju predložaka tipa (CGP kompatibilan).
  • Pretvorite privitke u PDF/A format za dugotrajnu pohranu.
  • Traži cijeli sadržaj dokumenta “pretragom cijelog teksta”, uključujući privitke.
  • Veza između ostalih dokumenata (link na ugovor, projekt, narudžbenicu,…).

mRačun – Potvrda primljenih računa

  • Uspostavljanje procesa potvrđivanja primljenih i izdanih računa.
  • Proces odobravanja računa omogućuje odobrenje financijskog službenika i bolo kojeg broja dodatnih odobravatelja.
  • Mogućnost paralelne potvrde, potvrde zamjenika u slučaju odsutnosti zaposlenika te odbijanja ili prosljeđivanje krivo poslanog računa.
  • Ako se u dokumentnom sustavu koristi vanjski izvor izrade računa (npr. putem skenera), faktura se mora kreirati jer proces fakture u dokumentnom sustavu počinje potvrdom.
  • povezivanje podataka s postojećim informacijskim sustavom organizacije (ERP, e-pohrana, CRM). Mogućnost provjere/potvrde i prosljeđivanja računa putem mobilnih uređaja.

mUgovori – Kada upravljanje ugovornim obvezama postaje jednostavno

  • Upravljanje, ažurno upravljanje i automatsko održavanje svih ugovora s uspostavljenim ciklusom pripreme, pregleda i odobravanja ugovora.
  • Upravljanje pravima pristupa i informiranje korisnika o novim ugovorima odnosno datum isteka roka trajanja.
  • Jednostavan pregled ugovora (valjanost, potpisnici, cijene, odgovorne osobe, alarmi za izradu aneksa, projekti vezani uz ugovor) te brzo povezivanje ugovorne dokumentacije s ostalim modulima.
  • podsjećanje i informiranje o aktivnostima vezanim uz ugovor i postavljanje opomena.
  • Možemo arhivirati ugovore nakon što isteku.
  • Mogućnost pregleda stvarnog dokumenta, dodavanja zapisa i pretraživanja po metapodacima.

mProjekt – Elektroničko vođenje dokumentacije po pojedinom projektu

  • Pregled i dodavanje aktivnosti (privici, podsjetnici) svih članova projektnog tima.
  • Jednostavan nadzor nad trenutnim stanjem projekta.
  • Pregled projektnih ugovora.
  • Vezivanje na razne vrste dokumenata (ugovore, fakture, dopise, …) te odgovarajuću automatsku ili ručnu autorizaciju pristupa ili razina korištenja.

mISO – Vođenje internih akata

  • Optimizacija procesa rada i transparentnije praćenje dokumentacije.
  • Omogućuje pohranu certificiranu od strane vanjske revizije.
  • Transparentna podrška u izradi formaliziranih dokumenata i provedbi internih pravila ogranizacije.
  • Versioniranje, priprema, pregled, potvrđivanje i notifikacija internih akata organizacije u unaprijed utvrđenom ciklusu.
  • Upravljanje korektivnim i preventivnim mjerama, dodjeljivanje NOS zadataka i praćenje provedbe.
  • podrška za upravljanje sigurnosnim incidentima, smetnjama i prekidima.
  • Planiranje i praćenje aktivnosti: interni i eksterni auditi, menadžmentski pregledi, ocjene kupaca, procjene dobavljača, vođenje evidencije o pregledu ili kontroli povrede procesa, …
  • Kontrola verzija dokumenta – prikaz važeće verzije i uvid u sve prethodne verzije važećeg dokumenta.
  • Korištenje tipskih predložaka i povezivanje s MS Wordom, MS Excelo, (izravni pregled, uređivanje i spremanje).

mIdm – Upravljanje pravima korisnika informacijskog sustava

  • Jedinstveno upravljanje pravima korisnika informacijskog sustava.
  • Ažurno, središnje i tranasparentno stanje dodijeljenih prava korisnicima.
  • Definiranje korisničkih prava pristupa u administrativne svrhe, sigurnosne grupe, email grupe, pristup datotekama, pristup sistemskim rješenjima, administratorska prava na lokalnom podatkovnom centru, …
  • Izrada zahtjeva za novim ili promjena prava postojećeg korisnika, otkazivanje prava i reaktivacija korisnika.
  • Potpuna integracija s Active Directory (AD) i SQL.

mOdsutnost – Upravljanje potraživanjima i planiranje izostanaka s posla

  • Najava, odobrenje i pregled planiranog izostanka (cjelodnevnog ili satnog).
  • Uspostava procesa potvrde planiranog izostanka.
  • Evidentiranje neplaniranih izostanaka (bolovanje, izvanredni izostanak, korištenje sati).
  • Ukupni kalendar odsutnosti za cijelu organizaciju.
  • Veza s Osobljem za prijenos u danima odmora.
  • Utvrđivanje zamjene osobe za vrijeme odsutnosti (i određivanje osoba koje će biti obaviještene o odsutnosti).
  • Odabir zamjenika koji može preuzeti naše dokumente dok nismo u uredu.
  • Integracija sa sustavima kontrole pristupa (Špica, Četrta pot).

mPutniNalog – kontrola izdanih putnih naloga i njihovih obračuna

  • Kontrola izdanih putnih naloga i njihovih troškovnika.
  • Odobrenje obračuna putnih troškova gotovinom ili putnim nalazima putem TRR-a (pojednostavljanje rada s Blagajničkom isplatom u Pantheonu) te za odobrenje putnog naloga od strane nadređenog, za službeni put u inozemstvo ili domovinu.
  • Pregled poslovnih putovanja za hrvatsku i inozemstvo.
  • Obračun nakon završetka službenog putovanja, uzimajući u obzir cestarine, naknade za parkiranje i druge usluge.
  • Rezervacija vozila, pregled voznog parka i kontrola zauzetosti vozila.
  • Dodavanje podataka o planiranoj ruti, i opisa zadatka.
  • Kalendarski prikaz putnih naloga za bilo koje vremensko razdoblje.
  • Obračun dnevnica uz fkelsibilno razmatranje nutritivnih obroka.
  • Integracija s ERP (susavi trećih strana).
  • Putnom nalogu obavezno prilažemo račun (odmah dodavanje računa na putni nalog mobitelom).

mHR – Svi dokumenti zaposlenika na jednom mjestu

  • Uspostava procesa kreiranja ugovora o radu (mogućnost korištenja standardnih ugovora).
  • Praćenje karijere zaposlenika i promjena u poduzeću.
  • Elektronsko vođenje osobnog dosjea zaposlenika (ugovor o radu, M obrasci, životopis, police osiguranja, liječnički pregled, izjave o informacijskoj sigurnosti, odluka o godišnjem odmoru, evidencija o godišnjim razgovorima, evidencija o usavršavanju djelatnika, potvrde o završenom obrazovanju, pohrana svjedodžbi, potvrda, izvješća o obuci, slika zaposlenika, …).
  • Opomena na istek radnog odnosa i mogućnost drugih opomena (datum rođenja, ispitni rok i slično).
  • Evidencija prijava i natječaja za zapošljavanjr i osposobljavanje odnosno događanja.
  • mOdsutnost modul uključen.

mNarudžbe – S lakoćom upravljajte internim zahtjevima za narudžbe

  • trenutni pregled svih otvorenih naloga i kontrola internih zahtjevama zaposlenika.
  • Modul pokriva pripremu narudžbe, pregled priloga odnosno elektroničke zgovore, upravljanje pravima pristupa i informiranje korisnika o novim narudžbama odnosno datum otpreme.
  • sustav za vas povezuje narudžbenicu s primljenim računom (povezivanje narudžbe s drugim modulima).
  • Mogućnost potvrđivanja narudžbi u pokretu.
  • Uspostava procesa generiranja zahtjevnica i narudžbenica.
  • Mogućnost povezivanja procesa s postojećim informacijskim sustavom (s šifrarnikom artikla i tvrtki).
  • Prikupljanje pojedinačnih zahtjeva za nabavu u zajedničku narudžbu.
  • Mogućnost povezivanja narudžbenica s ulaznim računima i ugovorima.
  • Mogućnost izrade unaprijed pripremljenih izvješća o korištenju rješenja.

mSeja – Podrška za upravljanje sjednica

  • Prikupljanje materijala za sjednice i objedinjavanje materijala u jednu datoteku.
  • Priprema i uređivanje točaka dnevnog reda.
  • Priprema i uređivanje točaka dnevnog reda.
  • Izrada zapisnika sa sastanka i obavještavanje sudionika o promjenama.
  •  Delegiranje i pregled provedbe odluka sa sastanka.
  • Kalendarski prikaz svih nadolazećih događaja i sastanaka.
  • Pretraživanje po sadržaju omogućuje prikaz izraza za pretraživanje u samom dokumentu (a ne samo prikaza dokumenta koji uključuje izraz).
  • Priprema poziva i informiranje sudionika sastanka te bilježenje odluka sastanka.
  • Posebna user-friendly mobilna aplikacija za ključne korisnike.

mGOV – sadrži: mPredmete, mDolazna pošta, mInterna pošta, mIzlazna pošta

  • Izrada novog dosjea i novog slučaja.
  • Podrška za potpis i klasifikacijski plan.
  • Mogućnost parafiranja dokumenata.
  • Upravljanje dolaznom izlaznom i internom poštom elektroničkim putem.
  • Brza i jednostavna dostava pošte bez obzira na lokaciju primatelja.
  • Mogućnost prosljeđivanja pošte drugom korisniku, sukorisnicima ili odbijanje nepropisno dodijeljene pošte.
  • Izrada izlazne pošte na temelju predložaka tipa (CGP kompatibilan).
  • Slanje izlazne pošte većem broju primatelja.
  • Mogućnost slanja izlazne pošte putem EPPS servisa te kontrola poslane pošte ažuriranjem statusa pošilje (toskano, poslano, uročeno).
  • Veza između ostalih dokumenata (link na ugovor, projekt, narudžbenicu, …).
  • Jednostavni način evidentiranja predmeta i isprava prema općem upravnom postupku ZUP-a.

mŠtete - Upravljanje štetama u području osiguranja

  • Uvid u štetu i izrada zapisnika, izbor procjenitelja, procjena štete i zapisnik o prijedlogu, kontrola procjene, likvidacija.
  • Integracija z mScan i mSign proizvodom u svrhu skeniranja dokumenata i elektroničkog potpisa od strane procjenitelja ili kupca.
  • Ukoliko mijenjate informacijski sustav osiguranja, promjene DMS-a nisu potrebne (Web Servise se spaja na novi sustav i DMS nastavlja s radom).

mJavna nabava – Uporavljanje cjelokupnim procesom javne nabave

  • Vođenje cjelokupnog procesa javne nabave.
  • Priprema prijedloga javnog ugovora i provođenje postupka potvrđivanja dokumentacije.
  • Postupak odobravanja prijedloga javne nabave i na temelju prijedloga javne nabave izrada javne nabave.
  • Mogućnost planiranja stavki plana u trećim sustavima.
  • Objava javne nabave i korespondencija u svezi pitanja.
  • Skeniranje pristiglih ponuda, otvaranje ponuda sukladno postupku javne nabave i zapisnik o otvaranju.
  • Pregovori, zapisnik o pregovorima i izvješće.
  • Integracija s modulom mUgovori, mRačun (za knjiženje stavki plana u realnom vremenu).

mITm – upravljanje infrastrukturom

  • Izrada i obrada potvrde različitih zahtjeva za potrebe upravljanja informacijskim susstavima kao što su virtualni poslužitelji, docker instance, FTP/SFTP pristup, SMS gateway.
  • Kontrola i evidencija informacijskih sustava.
  • Jedinstvena točka zapisa i revizijskih tragova drugih sustava.

Proces po narudžbi - modul dizajniran prema željama i potrebama klijenta

  • Sustav karakterizira modularni dizajn softvera koji omogućuje prilagodbu modula željama i potrebama naručitelja.
  • Nadogradnje i proširenja uvode se u skladu s razvojem i rastom poslovanja.
  • Procesna rješenja možete dodavati jedno po jedno ili ih možete instalirati istovremeno.
  • Tijek rada može se unaprijed postaviti ili kreirati prema zahtjevima i potrebama klijenta.
  • prilagodbe se izvode brzo i jednostavno.

Funkcionalne razširitve

mSign je rješenje za elektornički potpis koje omogućuje jednostavnu izradu i provjeru elektroničkih potpisa unutar mDocs rješenja, ali se može koristiti i samostalno u svrhu integracije s ključnim aplikacijama u tvrtki (npr. CRM, online potpisavanje dokumenata s krajnjim korisnicima, …).

Elektroničkom potpisom osiguravamo zakonski potrebnu sigurnost poslovanja, sprječavamo naknadno uskraćivanje verodostojnosti te sprječavamo neovlašteni pristup već ovjerenom dokumentu. Sigurni elektronički potpis mSign pravno je jednak vlastoručnom potpisu.

Korištenje mSigna uštedjet ćete na poslovnim troškovima, spriječiti naknadno uskraćivanje autentičnosti i spriječiti neovlašteni pristup več ovjerenom dokumentu.

 

 

Uz dobro osmišljenu arhitekturu, omogućuje duboku integraciju, gdje se aplikacije nadograđuju dodatnim netaknutim funkcionalnostima. mSign je neovisan o platformi, tako da nije važno u kojem okruženju aplikacija radi (Windows ali Linux).

mScan je certificirano rješenje koje omogućuje snimanje materijala iz različitih izvora (skener, e-mail ili datotečni sustav). Dokumenti koji su prpeoznati, klasificirani i pročitani unutar mScan aplikacije automatski se šalju u sustav na daljnju obradu bilo direktno u mDocs procesu ili u mSef e-pohranu.

mScan omogoćuje automatsko indeksiranje skenirane dokumentacije. Softver može automatski popuniti polja za indeksiranje (OCR, sistemski podaci, …) i istovremeno može automatski klasificirati dokumente.

 

 

Ključne prednosti:

  • Prije gotovih integracija za mDocs i mSef – web usluge se mogu koristiti za izvoz u aplikacije trećih strana.
  • Automatsko indeksiranje skeniranih dokumenata (OCR, sistemski podaci, …).
  • Razdvajanje skupova dokumenata na temelju barkodova, teksta, patch kodova, …).
  • Izvoz dokumenata u pozadini omogućuje nesmetan rad.
  • Omogoućuje izvoz u TIFF, JPEG, PDF, PDF/A datoteke.

Aplikacija  mScan korisniku omogućuje jednostavnu obradu skenograma. Unutar korisničkog sučelja moguće je pretraživati, zamjenjivati, spajati, razdvajati, povećavati, brisati prazne stranice, rotirati i slagati skenograme.

mScan automatski prepoznaje sadržaj dokumenta pomoću tehnologije OCR (optičko prepoznavanje  znakova) i s ICR (inteligentno prepoznavanje znakova) tehnologijama. Crtični kodovi i slično strukturirana i polstrukturirana polja dodatno ubrzavaju indeksiranje dokumenata i osiguravaju točnu visoku ocjenu.

msoutlook_logo

Modul mDocs4Outlook brine se za prijenos elektroničkih poruka iz klijenta sustava za razmjenu poruka izravno u dokumentni sustav. Ovdje korisnik sam određuje koji e-mail želi preuzeti. Prilikom prijenosa e-poruke u dokumentni sustav, ona se prenosi u cijelosti ili u dijelovima. Modul omogućuje pregled i potvrdu dokumenata izravno iz MS Outlook e-mail klijenta.

Ovisno o postavkama na pojedinom rješenju, osim polja za opis, mDocs može automatski bilježiti i:

  • priloge u izvornom obliku
  • sadržaj e-pošte u MS Office Word (docsx) formatu
  • sadržaj e-pošte u PDF formatu
  • cijelu poruku e-pošte s privicima u EML formatu

 

 

dodatak mDocs4Outlook omogućuje vam pregled informacija o dokumentu izravno iz vašeg klijenta e-pošte. Možete odobriti ili odbiti dokument bez napuštanja MS Outlooka. Dodatak također omogućuje uvoz relevantne vrste dokumenta izravno od poštenog klijenta u dokumentni sustav mDocs.

 

EASY View Plus komponenta omogućuje konverziju i pregled više od 300 različitih formata privitaka unutar dokumentnog sustava (Microsoft Office, Open Office, slikovne datoteke, e-mail, AutoCAD, …). Instalira se na podatkovni centar i rado po principu podatkovni centar  (server- klijent), tako da nema potrebe za dodatnim instalacijama. Kao alat vrlo je pogodan za mobilne uređaje jer ne zahtijeva instaliranje namjenskih aplikacija za pregled dokumenata.

mPrint modul omogućuje konverziju slikovnih i MS Office formata u zakonski usklađen PDF/A format za dugotrajnu pohranu. Tijekom pretvorbe, OCR (Optical Character Recognition) se izvodi preko dokumenta. MS Office 2010 ili noviji mora biti instaliran na poslužitelju za konverziju.

mImport je usluga za prijenos različitih datoteka i podataka između programskih rješenja. Rješenje je relevantno i potrebno za razne integracije sa sustavima trećih strana.

Kontaktirajte nas, ako vas zanima mDocs!