Zabrinuti ste da ćete izgubiti dokumente? Ne brinite, mi ćemo vam pomoći s digitalnim rješenjima koja smo osmislili imajući na umu različite zahtjeve mnogih organizacija. Rješenja se mogu kupiti ili iznajmiti u našem sigurnom IT oblaku.
E-dućan. Poslovanje bez papira.
Papir je sestavni dio svake organizacije, bez obzira koko sredini organizacija pripada. Dnevno se proizvode velike količine papira i neosporno je da je upravljanje velikom količinom dokumentacije dugotrajan i težak zadatak. Mnoge tvrtke stoga slijede trend uspostavljanja ureda bez papira ili elektorničkog rješenja prilagođenih potrebama poslovanja bez papira. Suvremeno poslovanje tako predstavlja poslovanje bez papira.
Rad s elektorničkim dokumentima jednostavno je brži, organiziraniji i isplativiji. Dopustite nam da vas oslobodimo noćnih mora i transformiramo vaš ured pred vašim očima.
Sva rješenja koja smo razvili za klijente u Mikrografiji certificirana su od strane Arhiva Republike Slovenije i kao takva tvrtkama svih veličina nude cjelovito rukovanje dokumentima te brzu implementaciju i intuitivno korištenje rješenja. Jedan od njih je svakako dokumentni sustav, koji ne samo da organizira rad oko dokumenata, već i povećava produktivnost zaposlenika, poboljšava učinkovitost i osigurava sigurnost dokumenata. Pročitajte više o našim rješenjima na poveznicama u nastavku.
5 KORAKA DO UREDA BEZ PAPIRA
1. Digitalizacija:
Tvrtke još uvijek dosta poslovne dokumentacije stvaraju u papirnatom obliku, stoga je prvi koraj ka većoj poslovnoj učinkovitosti i bespapirnom poslovanju digitalizacija ključne dokumentacije tvrtke. U Mikrografiji smo za tu namjenu stvorili rješenje mScan, certificirani softver za skeniranje i snimanje dokumenata te prpeoznavanje raznih sadržaja.
2. Hvatanje podataka:
Nakon skeniranja dokumenata u pravilu slijedi proces prikupljanja podataka, uz pomoć kojeg tvrtke značajno povećavaju brzinu obrade poslovnih dokumenata i učinkovitost rada zaposlenika. Dokumenti si odgovarajuće opremljeni metapodacima. I Mikrografiji se skenogrami obrađaju alatom za optičko prepoznavanje podataka mZajem, čime se korisniku omogućuje naknadno pretraživanje cijelog sadržaja dokumenata.
3. Dokumentni sustav:
Nakon prikupljanja podataka, dokumenti se uvoze u dokumentni sustav koji nije samo rješenje za upravljanje i dijeljenje dokumenata, već podržava i interne procese. Također nije samo strukturirani način pohranjivanja dokumenata, već živi sustav čiji je cilj lakše i brže donošenje odluka i operativna učinkovitost organizacije. Dokumentni sustav mDocs izvrstan je alat koji raste s potrebama tvrtke i omogućuje fazne pristupe implementaciji bespapirnih procesa.
4. Elektronski potpis:
potpisivanje dokumenata na zakonski usklađen način, ali bez tinte, ključni je korak u bespapirnom poslovanju. Obično se papir izrađuje upravo u posljednjoj fazi zbog potrebe ovjere odkumenata pečatom i vlastoručnim potpisom. Uz pomoč mSigna potpisivanje dokumenata bit će jednostavno poput fotografiranja mobitelom.
5. E-pohrana:
Visoko sigurna i pouzdana e-arhiva s točno definiranim pravima pristupa, vremenskim žigom dkumenata, brzim pretraživanjem arhive i omogućenim revizijskim tragom zamjenjuje dosad poznate mape zaključane u vatrootpornim ormarima. Mikrografijina e-arhiva mSef-a omogućuje jednostavnu integraciju s različitim sustavima trećih strana (ERP, dokumentni sustavi, portali i drugi poslovni programi).
Kupiti ili iznajmiti? Nudimo vam sve to
Rješenje u oblaku mDocs praktički je isti kao i u slučaju kupnje, s tom razlikom što se nalazi u prostoru sustava visoke sigurnosti koji je u vlasništvu tvrtke, a funkcija mu je omogućiti kontinuitet poslovanja.
Za manje zahtjevne procese razvili smo vrlo korisno korisničko sučelje za administratora na strani klijenta, koji može sam intervenirati u tijeku procesa i postavljanjem određenih parametara u trenu dogovoriti promjenu (sukladno pravima i internim postupcima).
Imaš li pitanje? Mi imamo odgovor.
Pišite nam na e-mail adresu info@mikrografija.si i rado ćemo vam pokazati da je dokumentni sustav više od pukog dijeljenja dokumenata.