Nakon skeniranja dokumenata obično slijedi proces digitalizacije sadržaja ili snimanje podataka iz dokumenata.
Njime tvrtke mogu značajno povećati brzinu obrade poslovnih dokumenata i učinkovitosti rada zaposlenika. U Mikrografiji se skenogrami obrađuju pomoću alata za prikupljanje podataka ili optičko prepoznavanje, čime se korisniku omogućuje pretraživanje cijelog sadržaja dokumenata.
Zato što će posao biti obavljen bez greške i kvalitetno. Osim toga, jedna smo od rijetkih tvrtki koja se može nositi i s najzahtjevnijim zadacima. O tome svjedoči i činjenica da smo u šest mjeseci uspjeli uhvatiti podatke iz nekoliko milijuna dokumenata.
Rezultat optičkog prepoznavanja sadržaja je mogućnost korištenja cijelog ili samo dijela teksta koji se nalazi na dokumentu, što ubrzava pretraživanje, a istovremeno smanjuje ili potpuno eliminira potrebu za ručnim klasificiranjem dokumenata prema sadržaju.
Naša tehnička rješenja također podržavaju masovno prepoznavanje jedinstvenih elemenata ili znakova (tzv. identifikatora) iz pojedinačnog dokumenta – npr. bar kodovi.
Suvremeno poslovanje diktira izradu velike količine dokumenata svih vrsta – obrasci, računi, platne liste, narudžbenice, dostavnice, dopisi, ugovori, itd. Pobrinite se za hvatanje sve postigle pošte i ostalih dokumenata koji stižu u tvrtku raznim kanalima – običnom poštom, faksom, osobno ili e-mailom.
Ovisno o vašim potrebama, možete se odlučiti za postavljanje vlastitog depozitorija i korištenje certificiranog rješenja za snimanje i provjeru mScan-a ili se odlučiti za najam usluge mZajem gdje koristite znanje i kapacitete Mikrografije.
Prikupljanje podataka i konverzija dokumenata jedna je od najvažnijih faza pripreme dokumentacije za korištenje u elektroničkom obliku. Rješenje za skeniranje i indeksiranje s certifikatom mScan pretvara sve vrste dokumentacije iznimno brzo i točno u elektorničke podatke i dokumente. Vrijedni podaci prikupljeni su na jednom mjestu i spremni za obradu i daljnju upotrebu.
Postava prijemnog ureda predstavlja idealno rješenje za tvrtke koje primaju poštu uglavnom u papirnatom i elektroničkom obliku, jer omogućuje snimanje i pretvaranje dokumenata u jedinstveni format, odnosno e-dokument. Naravno, prikupljanje podataka nije ograničeno na dokumente u pisnom obliku, već ga tvrtka može isplativo koristiti za naprednu digitalizaciju e-pošte, faksa i rukom pisanih dokumenata.
U kombinaciji s dokumentnim sustavom mDocs, snimanje, sortiranje, potpisivanje i distribucija dokumentacije obavlja se u samo nekoliko koraka i uz najniže moguće troškove za tvrtku.
Izgled prijemnog ureda rješava mnoga uska grla u javnoj upravi, statističkim uredima, bankarskim i financijskim institucijama, osiguranju, zdravstvu, energetici, prometu, logistici, trgovini, proizvodnji, obrazovanju i uslužnim djelatnostima.
Integracija s financijskim tijekovima rada ili s informacijskim sustavom dodatno poboljšava cijeli proces nabave.
Rješenje omogućuje hvatanje sve pristigle pošte koja u tvrtku stiže različitim rutama:
Dokumenti pristigli u fizičkom obliku se skeniraju. Prema unaprijed postavljenim parametrima alata za snimanje, skenogrami i drugi e-dokumenti se čitaju, klasificiraju, provjeravaju i uvoze u elektornički kontrolirani proces distribucije dolazne pošte.
Mogućnost izvoza informacija u sustave podrške koje koriste korisnici.
Potrebno je imati odgovarajući hardver koji omogućuje skeniranje na površini, jer to znači da dokument nije potrebno trgati. Potreban vam je skener koji omogućuje skeniranje sa “flatbed”-om. Razlika u skeniranu je samo u koraku snimanja.
Naravno, to je dio tehničkih zahtjeva koje vi kao klijent dajete prilikom integracije. To je moguće ako pozadinski sustav može pozvati dokument i prikazati ga putem web servisa. Na temelju izraženih želja i tehničkih mogućnosti, uvijek pomažemo pronaći najoptimalniji način kako bi korisničko iskustvo bilo što bolje za sve krajnje korisnike.
Automatsko prepoznavanje radi po principu radi i uči (work&learn). Ukoliko se utvrdi d neki metapodaci (iznos, datum, …) nisu ispravno prpeoznati mScan to automatski “nauči” i od tada će moći ispravno čitati i ovu vrstu računa. Naravnom u početku ima i ručnog rada, ali s vremenom je takvih slučajeva sve manje.
Dokumente možete razdvojiti na više načina – ručno, barkodom, sadržajem itd, … Tako jedna kolekcija može završiti s nekoliko dokumenata. U praksi to također znači više PDF-ova.
Da, prostup može biti potpuno identičan. S modernim internetskim vezama čak ni pristup velikim dokumentima više nije problem. Sam pristup i aplikacija su isti u oba slučaja. Sve naše aplikacije (osim mScan-a) su web aplikacije, tako sa ih možete koristiti na isti način, neovisno o tome gdje se nalazi poslužitelj na kojem se dokumenti nalaze. Još jedna prednost web aplikacija je što ih možete koristiti na bilo kojem uređaju (računalo, tablet, mobitel).
Da, nedavno smo zajdeno s tvrtkom Imagine implementirali integraciju za rješenja mScan (certified scanning, capture and validation software) i mSef (certified e-storage). rješenje funkcionira na način da je mScan rješenje koje se integrira u dokumentni sustav tvrtke Imagine za sve dokumentje koji su snimljeni kao pošta, dokumenti se nakon potvrde pohranjuju u mSef.
Ko smo delali predloge za optično prepoznavo določenih dokumentov smo bili pri OCR vezani na to kje na dokumentu se podatek nahaja. ICR je šel korak naprej, s tem, da se, ko je dokument poskeniran prebere celoten tekst na dokumentu in na podlagi vzročnih povezav lahko vemo kateri podatek je pravilen, npr. na računu imamo več datumov (datum storitve, datum plačila, datum izdaje, …). Z logiko vemo da je prvi datum na računu datum opravljene storitve, zadnji datum na računu pa je datum plačila. Z algoritmi lahko vnaprej določimo za kakšen podatek gre in s tem močno skrajšamo čas validacije dokumenta.
Prilikom snimanja strukturiranih dokumenata, lokacija podataka je poznata i snimanje je puno lakše. Kod snimanja nestrukturiranih podataka potrebno je implementirati logiku pretraživanja metapodataka temeljenu na ključnim riječima, obliku traženog podataka (datum, broj, iznos, …), vezama između različitih podataka, kao što su izračuni između podataka, udaljenost između njih, mjesto na dokumentu (datumi u gornjoj polovici, iznosi u donjoj polovici, primatelj u gornjoj lijevoj polovici i tako dalje, …).
Odvisno od tega ali ste gospodarska družba, ali ste del javnega sektorja. ZVDAGA in njena uredba določata, da se morata v procesu uporabljati certificirana strojna in programska oprema. Idealno je, da se že na začetku naredi pretvorba v dolgoročno hrambo. V primeru, da se tega ne naredi takoj na začetku, je to potrebno narediti po 5 letih v kolikor je dokument po klasifikacijskem načrtu tipa/narave, da ga je potrebno hraniti 5 let ali dlje. Pretvorba v digitalno obliko mora izpolnjevati enake pogoje uporabnosti kot dokumenti v originali. Na koncu mora biti zagotovljena varna dolgoročna hramba. Notranja pravila so za javnopravne osebe obvezna, saj vam šele potrjena notranja pravila dovoljujejo da začnete z uničevanjem dokumentacije. Za gospodarstvo velja, da v idealnem svetu sledite določbam v ZVDAGA in uredbi, lahko pa si dovolite bistveno več, ker gre pri stvareh, ki niso določene z zakonom, za vašo poslovno odločitev. Če vzamemo za primer finančne institucije, je smiselno, da te institucije napišejo notranja pravila samo za del dokumentacije ne za celotno poslovanje (npr. dokumentacija z bančnih okenc). Organizacija mora sama ocenit kje je dokumentacije največ in kje je poslovno tveganje največje.
mScan podpira več možnosti integracij. Rezultat skeniranja dokumentov (nabor metapodatkov) je običajno zapisan v obliki xml dokumentov. mScan omogoča integracijo z aplikacijami, ki podpirajo spletne servise ali nam omogočajo zapis dokumentov v tabelo. Potreben je tehnični dogovor glede izvedbe integracije, kjer stranka vsebinsko določi kaj želi z integracijo doseči.