Donošenjem internih pravila si osigurate pravnu valjanost elektornički pohranjenih dokumenata.

Donošenje internih pravila za obuhvat i e-pohranu dokumenata važno je za organizaciju. Prije svega ovo je važno za organizaciju sa stajališta osiguranja zakonski usklađene elektroničke pohrane i pravne valjanosti pohranjenih dokumenata.

Kao specijalizirani ponuđač, Mikrografija već nekoliko desetljeća nudi usluge savjetovanja u području obrade dokumenata, izrade internih pravilnika i klasifikacijskog plana, a rado preuzimamo i ulogu partnera u uspostavljanju vaše tvrtke, poslovanje bez papira.

Interna pravila su pravila koja pravna osoba donosi kao svoj interni pravni akt, a kojima se uređuju:

  • pohranjivanje pisnih dokumenata u digitalnom formatu
  • pružanje pratećih usluga (konverzija iz fizičkog u digitalni format, elektroničko vođenje procesa, konverzija u format za dugotrajnu pohranu, selekcija arhivskog gradiva, uništavanje gradiva)
  • precizno definiranje postupaka za snimanje i pohranjivanje dokumenata u digitalnom obliku
  • odredbe o upravljanju dokumentarnim stvarima provjerom razdoblja čuvanja
  • određivaje uloga i ovlaštenja zaposlenika koji sudjeluju u postupcima

Temeljni zakon za izradu Internog pravilnika je ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 – odl. US, 51/14), a pojedini zahtjevi navedeni su u Pravilniku o jedinstvenim tehnolškim uvjetima za zahvat i čuvanje gradiva u digitalnom formatu (PETZ), koji su objavljeni na web stranici Arhiva RS.

Na temelju zahtjeva tvrke/organizacije i trenutnog stanja regulacije rada s dokumentacijom, izrađujemo odgovarajuća interna pravila za kupce.

Za naručitelja izrađujemo i Pravilnik o arhiviranju, a uz pravilnik izrađujemo i klasifikacijski plan.

proces konzultacija za izradu Internog pravilnika.

  • Snimka postojećeg stanja (GAP analiza) prema zahtjevima PETZ-a.

  • Ovrha odnosno izrada internih pravila, sukladno provedenoj GAP analizi.

  • Potvrda Internih pravila kod Arhiva Republike Slovenije

  • Primjena Internih pravila u skladu s interesima družbe.

  • Revizije poslovanja u skladu s donesenim Internim pravilima.

uspostava centara za konverziju dokumenata i prikupljanje podataka

Vrlo učinkovit način optimizacije poslovanja i ubrzavanja rada zaposlenika je uspostava centra za skeniranje raznih dokumenata ili zapisa u digitalni format i hvatanje podataka iz strukturiranih ili nestrukturiranih dokumenata na lokaciji tvrtke. Ovo može biti važan alat u postizanju konkurentske prednosti, budući da ima važne usluge u osiguravanju brzog i točnog poslovanja bez papira.

Zaposlenici na tim “ulzaim točkama” za papirnate dokumente pretvaraju dokumentaciju pomoču skenera. Nakon toga slujedi snimanje podataka, što uključuje čitanje podataka iz prethodno konvertiranih dokumenata. Tako dokumenti ulaze u tijek rada i poslovne procese u elektroničkom obliku te pridonose bržem i točnijem poslovanju.

Želi vaše podjetje ali organizacija uvesti brezpapirno poslovanje?

Mikrografija je tu da vam pomogne u pripremi projekta za postalvjanje rješenja iz područja upravljanja dokumentacijom – pohrana, capture, elektroničko upravljanje procesima,…

Ovakvi projekti su prilagođeni vašoj dokumentaciji, procesima i zahtjevima. Njihova je svrha optimizirati interne procese organiziranjem dokumentarne i arhivske dokumentacije na način da ona postane u potpunosti elektronička i dostupna jednim pritiskom na gumb.

Bespapirno poslovanje u praksi je zahtjevan projekt koji se ne smije raditi polovično. Oslonite se na naše stručnjake i njihovo dugogodišnje iskustvo.

Notranja pravila_grafike

Zanima vas jesu li interna pravila obvezna samo za javno pravne osobe? Pročitajte post na blogu i mi ćemo odgovoriti na vaše pitanje.

Trebate pomoć stručnjaka? Pišite nam…